Wie erstelle und bearbeite ich eine Rechnungskorrektur?
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Du kannst Rechnungskorrekturen über den gesamten oder einen Teilbetrag einer Ausgangsrechnung erstellen, um Retouren oder Mangelleistungen in Werkstatt.NXT abbilden und einen Beleg für eine buchhalterische Gutschrift zu erzeugen. Umgangssprachlich bezeichnet man eine Rechnungskorrektur auch als "Gutschrift", wir haben uns jedoch gegen diese Bezeichnung entschieden, da der Gesetzgeber nach §14 UStG Gutschriften enger definiert (Abrechnungsgutschriften). Außerdem kannst du, falls notwendig, Auszahlungen zu einer Rechnungskorrektur dokumentieren.
Wichtig: Dies bedeutet nicht, das eine bestehende Ausgangsrechnung bearbeitet und abgeändert werden kann, sondern, dass ein zusätzliches Dokument, eine Rechnungskorrektur, mit Bezug zu der Ausgangsrechnung erstellt wird.
Wann kann ich eine Rechnungskorrektur erstellen?
Eine Rechnungskorrektur kann in jedem Status der Ausgangsrechnung, außer im Status "Storniert" erstellt werden. Du kannst auch mehr als eine Rechnungskorrektur zu einer Ausgangsrechnung erstellen.
Was sind die Status einer Rechnung? Schau mal hier: Status einer Rechnung
Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur?
In den Rechnungsdetails einer Ausgangsrechnung kannst du eine Rechnungskorrektur erstellen, indem du auf den Button "Korrigieren" in Aktionsleiste drückst.
Mit Klick auf den Korrigieren-Button in der Aktionsleiste einer Ausgangsrechnung kannst du eine Rechnungskorrektur zu dieser Rechnung erstellen.
Du wirst zu einer Seite weitergeleitet, die der Erstellung der Rechnungskorrektur dient. Die Rechnungskorrektur befindet sich hier im Status Entwurf, das heißt, sie wurde noch nicht erstellt und du kannst sie bearbeiten. Hier hast du die Möglichkeit, deine Änderungen in den Positionen vorzunehmen. Du kannst die Bearbeitung jederzeit mit Klick auf den Button Entwurf löschen abbrechen, die Rechnungskorrektur wird dann nicht erstellt.
In diesem Beispiel wird eine Rechnungskorrektur zur Ausgangsrechnung RE-24 erstellt. Die Rechnungskorrektur befindet sich gerade im Status "Entwurf", d.h. du kannst die Positionen auf der Rechnungskorrektur bearbeiten. In dem Beispiel ist die Rechnungskorrektur mit den drei Positionen aus der Ausgangsrechnung befüllt. Die Netto-Beträge der Positionen sind negativ, genauso wie die Beträge im Summenbereich. Dies verdeutlicht, dass die Positionen auf einer Rechnungskorrektur deinem Kunden "gutgeschrieben" werden.
Die Rechnungskorrektur ist standardmäßig mit allen Positionen aus der Ausgangsrechnung befüllt. Indem du die Menge bestimmter Positionen bearbeitest oder Positionen, die nicht gutgeschrieben werden sollen, herauslöscht, kannst du den Umfang der Rechnungskorrektur und damit den Betrag verringern, den du deinem Kunden gutschreibst.
Wie kann ich eine Position löschen? Hier erklären wir das: Positionen löschen
In unserem Beispiel werden zwei Dichtungen für Ölfilter erstattet. D.h. die beiden Positionen 2 und 3 werden gelöscht und die Menge der ersten Position auf "2" gesetzt, da zwei Stück erstattet werden sollen.
Im Beispiel wurden die Positionen 2 und 3 gelöscht und die Menge der Position 1 auf "2 Stück" angepasst. Damit enthält die Rechnungskorrektur nur noch den Betrag von 2 Stück des Artikels "Dichtung für Ölfilter", der dem Kunden "gutgeschrieben" wird.
Hast du alle nicht benötigten Positionen herausgelöscht und ggf. die Menge angepasst, kannst du die Rechnungskorrektur fakturieren.
Speichern einer Rechnungskorrektur: Eine im Status Entwurf befindliche
Rechnungskorrektur kann nicht als Entwurf "zwischengespeichert" werden,
sondern muss momentan direkt fakturiert werden, um die enthaltenen
Daten zu speichern. Eine fakturierte Rechnungskorrektur kann danach
nicht mehr bearbeitet werden.
Wichtig: Du kannst die Rechnungskorrektur nach dem Fakturieren nicht mehr bearbeiten, also prüfe, ob auch wirklich alles stimmt.
Du kannst die Rechnungskorrektur momentan über den Button "Fakturieren" in der Aktionsleiste oder unten in der Leiste fakturieren.
Sobald du die Rechnungskorrektur fakturiert hast, wirst du zur Detailseite der Rechnungskorrektur weitergeleitet. Die Rechnungskorrektur erhält nach dem Fakturieren automatisch eine eigene Rechnungskorrekturnummer. Du kannst Sie jetzt bei Bedarf wie eine normale Ausgangsrechnung oder Stornorechnung drucken oder versenden.
Wie drucke oder versende ich eine Rechnung? Mehr dazu erfährst du in folgendem Artikel Rechnungen drucken und senden
Die Rechnungskorrektur ist nach dem Fakturieren nicht mehr bearbeitbar. Eine eindeutige Rechnungskorrekturnummer, hier "KO-13", wurde der Rechnungskorrektur zugewiesen. Über die Aktionsleiste unten, kann sie nun heruntergeladen, gedruckt und gesendet werden.
Erfassen einer Auszahlung
Da eine Rechnungskorrektur eine buchhalterische Gutschrift darstellt, kann es dazu kommen, dass du deinem Kunden einen zu erstattenden Betrag auszahlen musst. Du kannst die in Werkstatt.NXT zu jeder Rechnungskorrektur dokumentieren. Um eine Auszahlung deiner Rechnungskorrektur zu erstellen, musst du in deiner offenen Rechnungskorrektur in der Aktionsleiste den Button "Auszahlung erfassen" klicken.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du den Betrag der Auszahlung, das Zahlungsdatum, die Zahlungsart sowie eine Bemerkung zur Zahlung erfassen kannst. Hast du alle Daten eingetragen, klickst du ganz einfach auf den Button "Auszahlung erfassen" und deine Auszahlung wird gespeichert.
Die Auszahlung wird dann in der Zahlungshistorie der Rechnungskorrektur dokumentiert, sodass du immer sehen kannst, wann welche Zahlung erfasst wurde.
Zahlungshistorie einer Rechnungskorrektur? Du möchtest mehr Informationen zum Verlauf der Zahlungen einer Rechnungskorrektur, die für eine bestimmte Rechnung geleistet wurden erfahren? Mehr dazu erfährst du unter Zahlungshistorie in Rechnungen.
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