Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge?

Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge?

Wenn du oder einer deiner Mitarbeiter den Fahrzeugscheinscanner verwendet, um einen Kunden und ein Fahrzeug anzulegen, kann es vorkommen, dass der Kunde und/oder das Fahrzeug bereits in Werkstatt.NXT angelegt wurde.

Um zu vermeiden, dass derselbe Kunde oder dasselbe Fahrzeug mehrfach anlegt wird und somit unnötige und verwirrende Duplikate erzeugt werden, fragt Werkstatt.NXT nach, wenn es ein potenzielles Duplikat beim Scan eines Fahrzeugscheins erkennt.

Du weißt nicht, wie du einen Fahrzeugschein scannst? Schau mal hier: Wie scanne ich einen Fahrzeugschein?

Erkennung von bereits angelegten Kunden

Die folgenden Erklärungen zeigen Screenshots aus einem früheren Stand, in dem es noch nicht möglich war Organisationen als Kunden anzulegen. Die Erkennung von bereits angelegten Kunden funktioniert jedoch nach wie vor identisch - auch mit Organsisationen. Werkstatt.NXT prüft, ob der Organisationsname bereits in einem Kunden hinterlegt ist und zeigt potentielle Duplikate entsprechend an.

Wenn du einen Fahrzeugschein scannst, landest du nach einem erfolgreichen Scan in Schritt 2 Kunde bearbeiten. Hier hast du die Möglichkeit, die vom Scanner erkannten Daten zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren. Um zu vermeiden, dass du mit dem Scan des Fahrzeugscheins einen Kunden anlegst, der bereits angelegt wurde, erhältst du in diesem Schritt eine zusätzliche Auswahl an Kunden, die möglicherweise infrage kommen.

Folgendes Beispiel erläutert, wie Werkstatt.NXT dich bei der Erkennung von bereits angelegten Kunden im Fahrzeugscheinscanner unterstützt: Es wird ein Fahrzeugschein der Halterin "Alexandra Beispiel" mit der Adresse "Am Hohlen Graben 52 in Kraut-Weidlingen" gescannt und die Eingabefelder Vorname und Nachname (Bild 1, Nummer 1 und Nummer 2) sowie die Postanschrift entsprechend automatisch ausgefüllt.


Bild 1: Werkstatt.NXT hat erkannt, dass die eingescannten Daten möglicherweise einen bereits angelegten Kunden beschreiben und zeigt deshalb eine Auswahl an Vorschlägen an.

Werkstatt.NXT hat erkannt, dass diese Kundin eventuell bereits angelegt wurde und zeigt dir die Hinweismeldung "Es existieren bereits Kunden mit dem Namen Alexandra Beispiel" an. Dort werden zwei Kunden vorgeschlagen, die du aktualisieren kannst, anstatt mit den gescannten Daten (Bild 1, Nummer 3) einen neuen Kunden anzulegen:
  1. Vorschlag: Die Kundin "Alexandra Beispiel" mit der Postanschrift "Am Alten Schloss 1 in Krautweidlingen" und der Kundenummer "10030" (Bild 1, Nummer 4)
  2. Vorschlag: Die Kundin "Alexandra Beispiel-Kerner" mit der Postanschrift "Kanarienweg 23 in Kappelsing" und der Kundennummer "10031" (Bild 1, Nummer 5)
Du kannst nun selbst bewerten, ob die Vorschläge von Werkstatt.NXT tatsächlich den Kunden im Fahrzeugschein enthalten oder ob es sich nur zufälligerweise um Kunden mit dem gleichen oder ähnlichen Namen handelt.

In unserem Beispiel ist es so:
  1. Bei dem 2. Vorschlag "Beispiel-Kerner, Alexandra" (Bild 1, Nummer 5) handelt es sich um eine andere Kundin, dieser Vorschlag trifft also nicht zu.
  2. Bei dem 1. Vorschlag "Beispiel, Alexandra" (Bild 1, Nummer 4) handelt es sich tatsächlich um dieselbe Kundin, nur mit veralteten Daten in der Postanschrift.
Du kannst jeden Vorschlag anklicken und ihn damit auswählen. Alle Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend mit den Daten des Kunden - keine Angst, du kannst auch jederzeit wieder die Option unter gescannten Daten auswählen, sollte es sich doch nicht um denselben Kunden handeln. Dann landest du wieder bei den ursprünglich gescannten Daten und kannst damit einen neuen Kunden anlegen.

In unserem Beispiel wird der Vorschlag "Beispiel, Alexandra" (Bild 2, Nummer 1) ausgewählt. Die Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend und die Postanschrift enthält nun die Daten aus dem angelegten Kunden (Bild 2, Nummer 2 und 3). Diese sind jedoch veraltet ("Am Alten Schloss 1").


Bild 2: Ein vorgeschlagener Kunde (1) wurde ausgewählt. Die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, werden mit den Daten des bestehenden Kunden aktualisiert (2,3).

Mit Klick auf den Button ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren, kannst du die erfassten Daten aus dem Scan für den ausgewählten Kunden übernehmen. In unserem Beispiel ergibt das Sinn, denn der Fahrzeugschein enthält die neue Postanschrift ("Am Hohlen Graben 52") der Kundin (Bild 3, Nummer 2 und 3).
Du kannst auch hier jederzeit wieder zurück zu den ursprünglichen Kundendaten eines Vorschlags wechseln: Markiere dazu einfach einen anderen Vorschlag und dann wieder den vorherigen Vorschlag.


Bild 3: Nach Klick auf "Ausgewählten Kunden mit gescannten Daten aktualisieren", wurden die Eingabefelder, u. a. die Postanschrift, mit den Daten aus dem Scan aktualisiert.

Hast du die Vorschläge geprüft und den richtigen ausgewählt und ggf. aktualisiert, kannst du mit Klick auf Weiter zum Fahrzeug den Prozess normal fortsetzen.

In Schritt 4 Zusammenfassung  wird dir dann nochmal angezeigt, welche Änderungen vorgenommen werden, sobald du auf Übernehmen klickst.

In unserem Beispiel wird der bestehende Kunde mit der Kundennummer 10030 (Bild 4, Nummer 1) aktualisiert - es wird also kein neuer Kunde angelegt. Die Postanschrift wird entsprechend mit den Daten aus dem Fahrzeugschein aktualisiert (Bild 4, Nummer 2). Das ist so, weil zuvor in Schritt 2 der Vorschlag "Beispiel, Alexandra" ausgewählt wurde, anstatt mit den gescannten Daten einen neuen Kunden anzulegen.

Erst mit Klick auf Übernehmen werden die Daten aktualisiert und dauerhaft gespeichert. Du kannst also jederzeit nochmal zurück, sollte etwas nicht stimmen.


Bild 4: Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehender Kunde mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.


Erkennung von bereits angelegten Fahrzeugen

Wenn du einen Fahrzeugschein scannst und du die Bearbeitung der Kundendaten (Schritt 2) abgeschlossen hast, landest du in Schritt 3 Fahrzeug bearbeiten. Hier hast du die Möglichkeit, die vom Scanner erkannten Daten zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren. Um zu vermeiden, dass du mit dem Scan des Fahrzeugscheins ein Fahrzeug anlegst, das bereits angelegt wurde, erhältst du in diesem Schritt eine zusätzliche Auswahl an Fahrzeugen, die möglicherweise infrage kommen.

Folgendes Beispiel erläutert, wie Werkstatt.NXT dich bei der Erkennung von bereits angelegten Fahrzeugen im Fahrzeugscheinscanner unterstützt: Es wird ein Fahrzeugschein eines "Skoda Octavia" mit dem Kennzeichen "NXT WE 1" und der FIN "ABC123DEF456GHJ78" gescannt und die entsprechenden Eingabefelder automatisch aufgefüllt.



Bild 1: Schritt 3 Fahrzeug befüllt die Eingabefelder automatisch mit den gescannten Daten vor. Werkstatt.NXT hat jedoch erkannt, dass bereits ein Fahrzeug mit der identischen FIN angelegt ist. Daher wird dir angezeigt, dass du nur das "Bestehende Fahrzeug" bearbeiten kannst (1), aber kein neues mehr anlegen.


Werkstatt.NXT hat erkannt, dass dieses Fahrzeug eventuell bereits angelegt wurde und zeigt dir die Hinweismeldung "Es existiert bereits ein Fahrzeug mit dieser FIN" an. Dort wird das Fahrzeug angezeigt, dessen Daten du verwenden kannst (Bild 1, Nummer 4).  Alternativ kannst du die gescannten Daten verwenden, um das Fahrzeug mit den gerade gescannten Daten zu aktualisieren (Bild 1, Nummer 3).

Du kannst jedoch - im Gegensatz zum Kunden -  kein neues Fahrzeug mit den gescannten Daten anlegen, da jede FIN eines Fahrzeug in Werkstatt.NXT einzigartig sein muss.

Du hast hier also zwei Möglichkeiten:
  1. Den ersten Vorschlag (Bild 1, Nummer 3) auswählen (bzw. ausgewählt lassen): Dann wird das bestehende Fahrzeug mit den gescannten Daten aktualisiert oder
  2. Den zweiten Vorschlag  (Bild 1, Nummer 4) auswählen: Dann werden die bestehenden Daten des Fahrzeugs verwendet und die gescannten Daten ignoriert
Du kannst jeden Vorschlag anklicken und ihn damit auswählen. Alle Eingabefelder aktualisieren sich entsprechend mit den Daten des Kunden - keine Angst, du kannst auch jederzeit wieder die Option unter gescannten Daten auswählen, sollte es sich doch nicht um denselben Kunden handeln. Dann landest du wieder bei den ursprünglich gescannten Daten und kannst damit einen neuen Kunden anlegen.

In Schritt 4 Zusammenfassung  wird dir dann nochmal angezeigt, welche Änderungen vorgenommen werden, sobald du auf Übernehmen klickst.

In unserem Beispiel wird das Bestehende Fahrzeug  aktualisiert - es wird also kein neues angelegt. Die Fahrzeugdaten (Modell, Hersteller, etc.) werden entsprechend mit den Daten aus dem Fahrzeugschein aktualisiert (Bild 4, Nummer 2). Das ist so, weil zuvor in Schritt 3 der Vorschlag im Bereich Gescannte Daten ausgewählt wurde.

Erst mit Klick auf Übernehmen werden die Daten aktualisiert und dauerhaft gespeichert. Du kannst also jederzeit nochmal zurück, sollte etwas nicht stimmen.

Bild 2: Die Zusammenfassung zeigt an, dass ein bestehendes Fahrzeug mit den darunter befindlichen Daten aktualisiert wird.


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