Wie scanne ich einen Fahrzeugschein?

Einen Fahrzeugschein scannen

Du kannst an folgenden Stellen in Werkstatt.NXT einen Fahrzeugschein scannen

1. Direkt im Dashboard
   
2. Wenn du ein neues Angebot erstellst
   
3. Wenn du einen neuen Auftrag erstellst
   

Wenn du auf den Button Fahrzeugschein scannen klickst, öffnet sich ein Dialog mit vier Schritten. Im ersten Schritt kannst du auswählen, ob du den Fahrzeugschein mit einer an deinem verwendeten Gerät angeschlossenen Kamera scannen möchtest oder ob du lieber einen bereits existierenden Scan hochladen möchtest.

Mit Kamera scannen

Möchtest du mit einer angeschlossenen Kamera scannen, wähle die Option Kamera verwenden und in dem Dropdown-Menü darunter die Kamera mit der du Scannen möchtest. Das Bildsignal der Kamera wird dir dann im Dialog in Werkstatt.NXT angezeigt. Sobald das Bildsignal deinen Vorstellungen entsprichst, kannst du mit dem Button Jetzt Fahrzeugschein scannen den Scan starten.

Bei der ersten Verwendung der Kamera kann es sein, dass dein Browser (recht im Bild: Microsoft Edge) dich nach einer Berechtigung zum Zugriff auf die Kamera fragt. Diese Berechtigung musst du erteilen, damit Werkstatt.NXT Zugriff auf deine Kamera erhält.

Wir nutzen deine Kamera ausschließlich für den Scan des Fahrzeugscheins.

Hochgeladenes Bild scannen

Du kannst alternativ auch Bilder von Fahrzeugscheinen hochladen, indem du die Option Bild hochladen verwendest. Durch Klick in die freie Fläche darunter kannst du nun ein Bild eines Fahrzeugscheins im JPG- oder PNG-Format hochladen. Das Bild wird dir dann nochmal zur Überprüfung angezeigt. Wenn es deinen Vorstellungen entsprichst, kannst du mit dem Button Jetzt Fahrzeugschein scannen den Scan starten.

Gescannte Daten bearbeiten

Der Fahrzeugscanner erkennt viele Daten sehr genau, es kann aber immer sein, dass bei der Texterkennung einzelne Buchstaben oder Wörter falsch erkannt werden oder du einfach nicht alle korrekt erkannten Daten so in den Kunden übernehmen möchtest. Darum bieten wir dir die Möglichkeit an die beim Scan erkannten Daten zu prüfen und bei Bedarf zu bearbeiten.

Da viele Fahrzeugscheine Daten in Großbuchstaben darstellen, werden die gescannten Daten von unserem Fahrzeugscanner geprüft und automatisch so aufbereitet, dass sie der normalen Rechtschreibung entsprechen. Beispielsweise wird aus dem Nachnamen "MÜLLER" dann "Müller".

Kunde bearbeiten

War der Scan erfolgreich, wechselt der Dialog automatisch in Schritt 2 (von 4) Kunde bearbeiten. Hier kannst du die gescannten Daten des Fahrzeughalters bearbeiten. Diese werden nach Abschluss von Schritt 4 verwendet, um einen neuen Kunden anzulegen. Werkstatt.NXT erkennt anhand der Vor- und Nachnamens im Fahrzeugschein automatisch, ob es sich bei dem im Fahrzeugschein eingetragenen Halter um eine Person oder eine Organisation handelt.

Schritt 2 "Kunde bearbeiten": Hier wird dir angezeigt, dass ein neuer Kunde (nach Abschluss von Schritt 4) angelegt wird (1). Die Eingabefelder sind dabei bereits vorausgefüllt mit den Daten, die der Fahrzugscheinscanner erkannt hat. Die Kundenart (2) wird automatisch ausgewählt, da Vor- und Nachname auf dem Fahrzeugschein erkannt wurden. Du kannst sie hier prüfen und bei Bedarf anpassen.

Du bist dir nicht sicher, ob der gescannte Kunde bereits in deiner Werkstatt angelegt wurde? Kein Problem, wir prüfen über den Vor- und Nachnamen bei Personen bzw. über den Organisationsnamen bei Organisationen, ob bereits ein Kunde mit diesem Namen im System hinterlegt ist. Du kannst dann selbst entscheiden, ob es sich dabei um einen anderen oder bereits exisitierenden Kunden handelt und je nachdem die richtigen Daten übernehmen und ggf. aktualsieren. Genaue Infos dazu findest du im Artikel Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge?

Wenn du mit Bearbeiten fertig bist, klicke auf Weiter um zu Schritt 3 zu gelangen und die gescannten Daten des Fahrzeugs zu bearbeiten.

Fahrzeug bearbeiten

Nach dem Bearbeiten der Kundendaten kannst du die gescannten Daten des Fahrzeugs bearbeiten (Schritt 3). Diese werden nach Abschluss von Schritt 4 verwendet, um ein neues Fahrzeug anzulegen.

Schritt 3 "Fahrzeug bearbeiten": Hier wird dir angezeigt, dass ein neues Fahrzeug (nach Abschluss von Schritt 4) angelegt wird (1). Die Eingabefelder sind dabei bereits vorausgefüllt mit den Daten, die der Fahrzugscheinscanner erkannt hat. Du kannst sie hier prüfen und bei Bedarf anpassen.

Du bist dir nicht sicher, ob das gescannte Fahrzeug bereits in deiner Werkstatt angelegt wurde? Kein Problem, in Werkstatt.NXT kann eine FIN nur einmal für ein Fahrzeug hinterlegt werden. Wir prüfen, ob bereits ein Fahrzeug mit der identischen FIN hinterlegt ist. Du kannst dann selbst entscheiden, ob du das existierende Fahrzeug so beibehalten oder mit den Daten aus dem Fahrzeugschein aktualisieren möchtest. Genaue Infos dazu findest du im Artikel Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge?

Wenn du mit Bearbeiten fertig bist, klicke auf Zur Zusammenfassung um zu Schritt 4 zu gelangen und eine Zusammenfassung zu sehen.

Fahrzeug dem Kunden zuordnen

Du kannst in Schritt 3 auch bestimmten, ob das Fahrzeug dem aktuellen Kunden zugeordnet werden soll.

Was bedeutet ein Fahrzeug einem Kunden zuordnen? Das klären wir in dem Artikel Was ist ein Fahrzeug in Werkstatt.NXT? und Wie ordne ich ein Fahrzeug einem Kunden zu? genauer.

Der Bereich "Kunde" in Schritt 3 des Fahrzeugscheinscanners: Hier kannst du festlegen, ob das Fahrzeug dem im Schritt 2 festgelegten Kunden zugeordnet werden soll.

Im Bereich Kunde siehst du dort, ob das gescannte Fahrzeug aktuell dem in Schritt 2 festgelegten Kunden, einem anderen Kunden oder gar keinem Kunden zugeordnet ist. Über das Kontrollkästchen kannst du festlegen, ob nach Abschluss von Schritt 4 das Fahrzeug dem in Schritt zwei gewählten Kunden zugeordnet werden soll.

Wenn es sich bei dem gescannten Fahrzeug, um ein neues Fahrzeug handelt, ist das Kontrollkästchen standardmäßig angehakt, da wir davon ausgehen, dass Kunde und Fahrzeug, die auf einem Fahrzeugschein stehen, zusammengehören.

Tipp: Schau dir auch mal den Artikel Wie funktioniert die Erkennung bestehender Kunden und Fahrzeuge? dort gehen wir genauer darauf ein, wie Werkstatt.NXT beim Scan eines Fahrzeugscheins erkennt, ob der gescannte Kunde oder das gescannte Fahrzeug bereits angelegt sind und dir Vorschläge mit bestehenden Kunden oder Fahrzeugen anbietet. Dies wirkt sich auch darauf aus, ob das Kontrollkästchen für die Fahrzeugzuordnung standardmäßig aktiviert ist.

Gescannte Daten prüfen

In Schritt 4 erhältst du eine genaue Zusammenfassung darüber, welche Daten verwendet werden, um entweder einen neuen Kunden und ein neues Fahrzeug anzulegen oder bestehende Kunden und ein bestehendes Fahrzeug zu aktualisieren.

Schritt 4 "Zusammenfassung": Bevor Kunde oder Fahrzeuge angelegt oder aktualisiert werden, zeigt dir Werkstatt.NXT in Schritt 4 des Fahrzeugscheinscanners eine Zusammenfassung an. Hier wird ein "Neuer Kunde" (1) mit den darunter stehenden Kundendaten angelegt - es handelt sich um eine Person, da der Name Vor- und Nachname enthält. Zusätzlich wird ein neues Fahrzeug mit den darunter stehenden Fahrzeugdaten angelegt (2). Außerdem siehst du, ob das Fahrzeug dem Kunden zugeordnet wird oder nicht (3).

Du hast in der Zusammenfassung einen Fehler entdeckt? Sollte dir an dieser Stelle ein Fehler in den Kunden- oder Fahrzeugdaten auffallen, kannst du jederzeit mit Klick auf den Button Zurück zu den vorherigen Schritten zurückkehren und diese korrigieren.

Wenn du dir sicher bist, dass alles passt, klicke auf den Button Übernehmen. Dann werden Kunden und Fahrzeuge angelegt oder aktualisiert, so wie es dir in der Zusammenfassung angezeigt wurde.

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