Wie bearbeite ich eine Vorlage?
Zu bearbeitende Vorlage auswählen
Wähle die Vorlage in der Vorlagenübersicht aus der Liste aus, um die Vorlage bearbeiten zu können.
In der Vorlagenübersicht sind in diesem Beispiel 4 Vorlagen aufgelistet. Wir wählen hier die Vorlage "Kundendienst PKW Kleine Inspektion" aus.
Du wirst auf die Detailseit der Vorlage weitergeleitet. In unserem Beispiel handelt es sich um die Vorlage "Kundendienst PKW Kleine Inspektion" und diese hat noch keine Positionen.
Die Vorlage hat offensichtlich noch keine Positionen, daher ist der angezeigte Gesamtwert (netto) "0,00 €".
Vorlage bearbeiten
Neue Positionen hinzufügen
Wie arbeite ich mit Positionen? In Werkstatt.NXT triffst du in vielen Bereichen auf Positionen, daher findest du alles zu Positionen und wie du damit arbeitest unter Was ist eine Position? und den dort verlinkten Artikeln.
In unserem Beispiel bearbeiten wir den bisherigen Titel der Position und fügen zwei Positionen hinzu: Die Arbeitsgangposition "Motoröl wechseln" sowie die Artikelposition "Motoröl" und geben die zugehörigen Werte händisch ein. Mit Klick auf den Button Speichern kannst du die Änderungen an der Vorlage übernehmen.
Der Titel der Vorlage wurde auf "Kundendienst PKW: Kleine Inspektion für PKW mit Verbrennungsmotoren" angepasst. Außerdem wurden die beiden Positionen "Motoröl wechseln" und "Motoröl" hinzugefügt. Entsprechend aktualisiert sich der Gesamtwert der Vorlage (netto) oben sowie der Summenbereich der Vorlage inklusive erhobene Umsatzsteuer unten.
Artikel, Arbeitsgang oder Text aus Katalog als Position hinzufügen
Wie in Angeboten und Aufträgen ist es auch in Vorlagen möglich, Artikel, Arbeitsgänge oder Texte, die zuvor im Bereich Kataloge angelegt wurden als Positionen hinzuzufügen. Wir zeigen dir in folgendem Beispiel, wie du dir das in Vorlagen zunutze machen kannst.
Kataloge? Wie funktioniert das? Du kannst in Werkstatt.NXT deine eigenen Kataloge für Produkte, also Artikel, Arbeitsgänge oder Texte pflegen, um diese schneller in Angebote, Aufträge oder eben Vorlagen hinzuzufügen. Wie das genau funktioniert, erfährst du u.a. hier: Katalogübersicht
Um dir zu zeigen, wie du Artikel, Arbeitsgänge und Texte aus den Katalogen in eine Vorlage einfügst, bleiben wir bei dem bisherigen Beispiel. Zur Erinnerung, aktuell sieht die Vorlage folgendermaßen aus:
Die Vorlage umfasst aktuell zwei Positionen.
Nun erweitern wir die Vorlage "Kundendienst PKW: Kleine Inspektion für PKW mit Verbrennungsmotoren" um zwei weitere Positionen "Ölfilter" und "Ölfilter wechseln". Dieses mal tippen wir aber nicht jede einzeln ein, sondern verwenden bereits bestehende Artikel und Arbeitsgänge und fügen diese der Vorlage hinzu.
Dazu klicken wir auf Neue Position hinzufügen und gehen dann wie auf der Hilfe-Seite Artikel, Arbeitsgänge und Texte aus Katalogen in Positionen übernehmen beschrieben vor, um den Artikel "Ölfilter" hinzuzufügen. Danach sieht die Vorlage so aus:
Die Position 3 "Ölfilter" wurde hinzugefügt. Sie enthält einen direkten Bezug zum Artikel Ölfilter. Sollten sich die Daten dieses Artikels ändern, können diese in der Vorlage einfach aktualisiert werden.
Um den Arbeitsgang "Ölfilter wechseln" aus dem Arbeitsgangkatalog hinzuzufügen, gehen wir genauso vor und suchen mithilfe der Suchfunktion nach dem richtigen Arbeitsgang (siehe Seite Artikel, Arbeitsgänge und Texte aus Katalogen in Positionen übernehmen). Danach sieht die Vorlage so aus:
Die Position 4 "Ölfilter wechseln" wurde hinzugefügt. Sie enthält einen direkten Bezug zum Arbeitsgang "Ölfilter wechseln". Sollten sich die Daten dieser Arbeitsgang ändern, können diese in der Vorlage einfach aktualisiert werden.
Nummer und Positionsart der Positionen nicht bearbeitbar? Bestimmte Bestandteile (Nummer und Positionsart) der neu hinzugefügten Positionen 3 und 4 sind nicht bearbeitbar, weil sie direkt mit dem Artikel bzw. Arbeitsgang verknüpft sind. Mehr dazu erfährst du in Verknüpfung von Position mit Artikel/Arbeitsgang/Text
Positionen gruppieren
Bei Vorlagen, die viele einzelne Positionen enthalten, kann es für mehr Übersichtlichkeit sorgen, wenn du zusammengehörende Positionen in einer Gruppe zusammenfasst. Wie du das in einer Vorlage machst zeigen wir dir hier.
Wie gruppiere ich Positionen? Egal ob du Positionen in Angeboten, Aufträgen oder Vorlagen bearbeitest, du kannst die immer gruppieren bzw. Gruppierungen auflösen. Wie du das machst erfährst du in Positionen gruppieren und Positionen aus Gruppenpositionen lösen.Wir behalten unser bestehendes Beispiel bei. Wir haben die Vorlage noch um zwei Positionen erweitert, sodass die Vorlage "Kundendienst PKW: Kleine Inspektion für PKW mit Verbrennungsmotoren" nun sechse Positionen umfasst. Sie sieht aktuell so aus:
Die gezeigte Vorlage umfasst insgesamt 6 Positionen.
Für die Vorlage ergibt es Sinn, die Positionen zu gruppieren. Das Ziel ist eine Gruppe "Motoröl" mit den ersten vier Positionen und eine weitere Gruppe "Luftfilter" mit den Positionen 5 und 6 zu erstellen. Dazu markieren wir die ersten 4 Positionen (siehe Positionen markieren) und gruppieren diese dann zu einer Gruppe (siehe Positionen gruppieren). Den Titel der Gruppe nennen wir dann "Motoröl". Die Vorlage sieht danach so aus:
Die ersten vier Positionen sind in der Gruppe "Motoröl" zusammengefasst. Die beiden unteren Positionen sind noch nicht gruppiert. Für mehr Übersichtlichkeit wurden die Unterpositionen der Gruppe in dieser Abbildung eingeklappt.
Um die beiden verbleibenden Positionen "Motorluftfilter" und "Luftfilter erneuern" und in einer eigenen Gruppe zusammenzufassen, gehen wir genauso vor wie im vorherigen Schritt. Wir markieren die beiden Positionen (siehe Positionen markieren), gruppieren diese (siehe Positionen gruppieren) und brennen den Titel der Gruppe "Luftfilter". Das Ergebnis sieht so aus:
Die Vorlage ist nun in die zwei Gruppen "Motoröl" und "Luftfilter" aufgeteilt. Die Unterpositionen der Gruppen sind für mehr Übersichtlichkeit eingeklappt.
Wenn die Vorlage nun in ein Angebot oder Auftrag übernommen wird, werden auch die Gruppierungen übernommen. Das kann die Übersicht für dich und deine Kunden erhöhen.
Wie übernehme ich eine Vorlage in ein Angebot oder einen Auftrag? Das erklären wir dir in diesem Artikel: Wie verwende ich eine Vorlage?
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